Cryptshare zorgt ervoor dat gebruikers op een eenvoudige én veilige manier (grote) bestanden en e-mail kunnen versturen, zonder gebruik te hoeven maken van ongewenste en niet toegestane cloud oplossingen. 

Shadow IT is het gebruik van oplossingen als WeTransfer en Dropbox naast de toegestane mailoplossing.

Een veranderd gebruik van e-mail

Waar voorheen e-mail alleen nog werd gebruikt voor communicatie in de vorm van (korte) teksten, worden hier tegenwoordig veel vertrouwelijke informatie en grote bestanden mee uitgewisseld. Hierin volstaan de "gewone" mailoplossingen niet. Dit komt veelal door het ontbreken van encryptie mogelijkheden en de beperkingen van de toegestane grootte van bijlagen. 

Niet alleen de grootte van bijlagen is een probleem, ook de beveiliging van data uitwisseling via bijvoorbeeld cloud oplossingen zijn te beperkt of niet zichtbaar. 

De risico’s van Shadow IT

Het gebruik van Cloud oplossingen als WeTransfer en Dropbox naast de toegestane mailoplossing wordt Shadow IT genoemd. Deze cloudoplossingen kennen echter enkele risico's. Zo heeft u beperkt inzicht in en controle over het gebruik van data en de uitwisseling met derden. 

Hoe werkt Cryptshare E-mail Security?

Cryptshare E-mail Security maakt het mogelijk om grote bestanden en de inhoud van e-mailberichten direct, eenvoudig en veilig te versturen. Dat werkt als volgt: 

  • De verzender verstuurt een e-mail en/of bestanden met de Cryptshare addon via de toegestane mailoplossing (Outlook, Office365) of corporate branded Webportal van Cryptshare
  • Desgewenst kan de verzender of beheerder een verplichte authenticatiemethode toevoegen. Dit zorgt ervoor dat alleen de geautoriseerde ontvanger toegang heeft tot de bestanden 
  • De bestanden of e-mail worden encrypted opgeslagen binnen de Cryptshare oplossing. Dit kan een virtuele server, appliance of Cloud dienst van Cryptshare zijn
  • De geadresseerde ontvangt een e-mailbericht dat er een beveiligde e-mail en/of bestanden gereed staan op de Cryptshare oplossing met hierbij de procedure om deze op te halen
  • Wanneer de ontvanger de bestanden of e-mail gedownload heeft, krijgt de verzender hier een melding van
  • Indien gewenst kan de ontvanger via dezelfde webpagina bestanden en e-mails terugsturen zonder dat de ontvanger hier de Cryptshare oplossing voor nodig heeft

Het is ook mogelijk om via de Cryptshare oplossing een service aan te bieden om op een veilige manier bestanden toegestuurd te krijgen. Dit kan via een beveiligde webpagina aangeboden worden om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie onveilig toegestuurd wordt. 

De voordelen voor u als gebruiker

Bij Improves zien wij deze oplossing als toevoeging voor uw vraagstukken op het gebied van E-mail Security. De belangrijkste redenen zetten wij graag samengevat voor u op een rij:

  • U kunt voortaan gemakkelijk ongelimiteerd grote bestanden en beveiligde e-mails versturen via uw eigen mailoplossing, inclusief diverse invoegtoepassingen
  • Daarnaast is de E-mail Encryptie geïntegreerd in MS Outlook, MS Office365 en IBM Notes, waardoor het onderwerp van de e-mail, de tekstuele inhoud ervan en de bestandbijlagen versleuteld (encrypted) zijn
  • De communicatie is volledig inzichtelijk en zo houdt u controle over de vertrouwelijke data uitwisseling tussen de verzenders en ontvangers van uw organisatie 

Heeft u interesse in de E-mail Security oplossing van Cryptshare of zou u er eerst nog meer over willen weten? Neem contact met ons op door direct te bellen, e-mailen of onderstaand formulier in te vullen. Wij informeren en adviseren u graag verder, zodat u op het gebied van Email Security volledig ontzorgd bent.